Qu’est-ce que la gestion locative ?

La gestion locative est un terme qui se rapporte à toutes les opérations qui encadrent l’administration d’un bien immobilier en location. Il s’agit finalement de toutes les actions à réaliser avant la location, pendant la location et à la sortie de la location.

Ainsi, avant la mise en location du logement, le propriétaire doit gérer la mise en ligne de son annonce, l’organisation des visites ou encore la rédaction du contrat de location. Une fois le bien loué, le propriétaire bailleur doit se charger de la gestion des loyers et des charges (relance des locataires, régularisation annuelle des charges, etc.). Lors de cette période, il doit également s’occuper de la gestion technique et de la maintenance du bien (réparation, rénovation, etc.). 

Enfin, au moment du départ du locataire, le bailleur doit encore réaliser des opérations de gestion importantes comme :

• Rédiger l’état des lieux de sortie ;
• Restituer le dépôt de garantie.

Quel modèle de lettre pour la régularisation des charges ?

Vous le savez, les charges locatives sont réglées chaque mois par le locataire. Dans le cas d’une location d’un logement vide, le plus souvent, les charges prennent la forme d’une provision. 

Dès lors, une fois par an, le propriétaire doit procéder à une régulation des charges, soit un ajustement des dépenses, en tenant compte de leur montant réel. Pour ce faire, il doit transmettre à son locataire une lettre de régularisation des charges. 

En prenant le soin d’y apposer la mise en page adaptée et l’objet adéquat (« Régularisation des charges », par exemple), voici un modèle de corps de lettre que vous pourriez utiliser :

« Madame, Monsieur,

Selon les accords du bail signé le XX/XX/XXX pour la location du bien située à (inscrire l’adresse complète), vous réglez chaque mois en même temps que votre loyer une provision sur charges. Cette dernière tend à couvrir les charges relatives à l’usage locatif de l’habitation. 

Par ce courrier, je vous informe que j’ai procédé à une régularisation annuelle des charges locatives, comme l’exige la loi. Il s’agit de l’ajustement entre le montant des charges réellement payées et la somme des provisions que vous avez déjà versées. 

Ainsi, sur la période du XX/XX/XXXX au XX/XX/XXX :

• Le montant total des charges récupérables est de X euros ; 
• Le montant total des provisions que vous avez versé est de X euros. 

La régularisation fait donc apparaître un excédent en votre faveur/un déficit en ma faveur de X euros. Je vous invite donc à/Je vais donc procéder au règlement de cet excédent/déficit dans les meilleurs délais afin de régulariser ce solde pour charge. 

Vous trouverez annexés à ce courrier les documents et justificatifs qui correspondent aux charges mentionnées. Par ailleurs, afin de réduire cet écart conséquent sur le prochain exercice, je vais procéder à un réajustement des provisions sur charge à hauteur de X euros à compter du XX/XX/XXXX.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »

La lettre terminée, pensez à la signer de façon manuscrite.

Quel modèle de lettre pour réaliser des visites en fin de bail ?

Le locataire est libre de quitter votre logement à tout moment, dès lors qu’il respecte un préavis. Durant cette période, la loi prévoit que le bailleur peut faire visiter le logement en vue de sa relocation sans que le locataire s’y oppose. Le cas échéant, vous pouvez lui envoyer une lettre avec pour objet « Organisation des visites en vue de la relocation du logement ». En respectant les modalités classiques de la lettre, voici un modèle que vous pouvez suivre :

« Madame, Monsieur, 

Vous m’avez informé(e) par lettre recommandée en date du XX/XX/XX de votre intention de quitter le logement. Suite à ce congé, votre contrat de bail prendra définitivement fin en date du XX/XX/XXXX.

En vue de relouer le logement, je dois organiser des visites avec les candidats locataires. Pour rappel, le contrat de bail contient un droit de visite dédiée à la relocation du bien. Comme le prévoit la loi, ces visites peuvent avoir lieu les jours ouvrables, hors dimanche et jours fériés, et ne dépasseront pas deux heures par jour. 

Pourriez-vous, en réponse à cette lettre, m’indiquer que vous êtes bien disposés à réaliser ces visites ainsi que les horaires qui vous conviendraient ?

 ou 

Ces visites auront lieu le XX/XX/XXX entre X heures et X heures. Si ces dates ne vous conviennent pas, je vous saurais gré de m’en informer afin que nous trouvions ensemble des créneaux qui nous conviennent mutuellement. 

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »

Là encore, n’oubliez pas de signer votre courrier, et de l’envoyer en courrier recommandé.

Quel modèle de lettre pour un locataire qui cause des troubles de voisinage ?

Les nuisances sonores font partie des troubles du voisinage les plus fréquents. En tant que propriétaire, si votre locataire est particulièrement bruyant, il est de votre ressort de faire cesser les troubles. Pour ce faire, vous avez la possibilité de lui envoyer un courrier avec accusé de réception. Voici un modèle de lettre sur lequel vous appuyer :

« Madame, Monsieur, 

Vous occupez depuis (date de l’entrée dans les lieux) le logement situé à (adresse complète du bien). Je vous contacte aujourd’hui à la suite de réclamations faites contre vous par d’autres occupants de l’immeuble (ou d’autres voisins dans le cas d’une maison) concernant des nuisances sonores répétitives et intensives. 

Selon les faits rapportés, il vous est reproché de causer des troubles (citer la nature des nuisances) qui affectent la tranquillité des voisins. En tant que propriétaire bailleur, il est de mon devoir de vous demander de cesser les troubles sans plus tarder. 

Le cas échéant, je serais contraint d’engager des actions contre vous afin d’obtenir la réparation de mon propre préjudice. En effet, en tant que propriétaire, selon l’article 6-1 de la loi du 6 juillet 1989 n° 89-462, je peux être tenu responsable des nuisances que vous causez. 

Notez, par ailleurs, que d’après l’article 1729 du Code civil, je peux prendre la décision de résilier le bail dans le cas où vous ne cesseriez pas les nuisances qui vous sont reprochées. Ces mesures, fâcheuses pour les deux parties, ne sont pas souhaitables. J’en appelle donc à votre bon sens, et vous demande de faire le nécessaire afin de cesser les troubles dans les meilleurs délais, de sorte que chacun puisse occuper les lieux le plus paisiblement possible. 

Dans cette attente, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »

Pensez à signer votre courrier, et à en garder un double avec l’avis de réception. Ce dernier vous servira dans le cas où la procédure pourrait prendre des proportions juridiques.

Quel modèle de lettre pour demander à faire des travaux chez son locataire ?

En tant que propriétaire bailleur, vous avez la possibilité de réaliser certains travaux bien spécifiques en cours de bail. Toutefois, pour ce faire, vous devez avoir l’autorisation de votre locataire d’entrer dans les lieux et l’informer quant à l’ampleur des travaux à réaliser et sur la façon dont ils vont être exécutés. 

Voici un modèle de lettre sur lequel vous appuyez dans le cas où vous souhaiteriez entreprendre des travaux utiles en cours de bail :

« Madame, Monsieur, 

Je souhaite entreprendre des travaux dans le logement situé à (adresse complète) que vous occupez depuis le XX/XX/XXX conformément au bail signé le XX/XX/XXX. Les travaux à réaliser sont les suivants (préciser la liste exhaustive des travaux à effectuer) et concernent les pièces suivantes (préciser les pièces concernées par les travaux). Les travaux seront réalisés par (indiquer l’entreprise) et devraient se terminer en date du XX/XX/XXXX.

Je vous saurais gré de bien vouloir m’autoriser à les entreprendre et à bien vouloir me laisser accéder à votre logement à compter du XX/XX/XXXX, date du début de leur réalisation. 

Je me tiens à votre disposition afin de convenir d’un rendez-vous durant lequel vous pourrez me transmettre un double des clés à confier aux entrepreneurs dans le cas où vous seriez absent durant les travaux. 

Vous pouvez me contacter au (numéro de téléphone) si vous avez besoin de renseignements complémentaires. 

Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »

Votre courrier doit impérativement préciser la nature des travaux et la façon dont ils seront exécutés. Si ces travaux concernent le maintien en état du bien ou son entretien courant, et dans le cas où ils ne peuvent être reportés à la fin du bail, le locataire est obligé d’accepter leur exécution. Si leur durée est supérieure à 21 jours, il sera possible de revoir le loyer à la baisse par rapport à la durée des travaux. Enfin, dans le cas où le locataire ne donne pas suite à votre courrier, vous pouvez lancer une procédure judiciaire.