Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

Lors d’une location, le bailleur reconnaît que le locataire a payé ses loyers grâce à la quittance de loyer.

DÉFINITION 

En immobilier, la quittance de loyer désigne un document qui atteste que le locataire a payé le loyer et les charges dans leur intégralité. De manière plus précise, ce texte indique les sommes versées durant la période concernée. 

En général, un locataire a besoin d’une quittance de loyer pour trouver un nouveau logement. Elle peut également être utilisée comme justificatif de domicile afin d’obtenir des aides auprès de certains organismes. Ce document est essentiel dans certaines démarches administratives, car il atteste que le locataire a bien rempli ses obligations. Autrement dit, il a payé son loyer. 

LES OBLIGATIONS DU BAILLEUR

En tant que propriétaire bailleur et en vertu de la loi du 6 juillet 1989, vous devez rédiger et remettre une quittance de loyer gratuitement à votre locataire lorsque celui-ci vous en demande une. En revanche, s’il ne vous a pas réglé les montants dus et qu’il vous en réclame quand même une, vous n’êtes alors pas dans l’obligation de lui en fournir.

Si le locataire ne vous a versé qu’une partie des sommes dues au moment où il occupait le logement, vous pouvez inscrire les impayés dans un reçu pour impayé partiel ou total. Ce document spécifie que le locataire n’a pas réglé l’ensemble de ses loyers et fait mention du montant restant à payer.

Que doit contenir la quittance de loyer ?

Afin que le locataire puisse se servir de la quittance de loyer dans ses démarches administratives, il est important de faire figurer plusieurs informations sur le document :

• Le nom et l’adresse du bailleur ;
• Le nom et l’adresse du locataire ;
• L’adresse complète du logement ;
• Le montant du loyer ;
• Le montant des charges de copropriété dont le locataire doit s’acquitter ;
• La période concernée par les règlements ;
• Le montant de la somme perçue ;
• La signature du propriétaire bailleur. 

Pour être certain de rédiger une quittance de loyer dans les règles de l’art, n’hésitez pas à utiliser un modèle. Le locataire pourra ainsi la conserver en cas de besoin. Le document peut aussi contenir d’autres informations, notamment en ce qui concerne les charges.

Quelles charges peut-on mentionner dans le document ?

Lorsque vous rédigez la quittance de loyer, vous devez indiquer le montant du loyer. Vous pouvez également mentionner des informations concernant les charges, dont le montant des charges locatives. 

Aussi appelées charges récupérables, il s’agit des dépenses payées par le locataire, mais initialement dues par le propriétaire bailleur. En d’autres termes, le locataire rembourse ces sommes à la place du propriétaire. Mais attention : il faut noter que certaines dépenses ne rentrent pas dans les charges récupérables.

Le document peut aussi indiquer le montant des frais relatifs aux travaux d’économie d’énergie dans les parties communes ou privatives. Il faudra alors préciser la mention « Contribution pour le partage des économies de charges » ainsi que la date des travaux (début et fin).

Finalement, il est possible de faire figurer l’assurance pour le compte des colocataires. Elle assure contre les risques locatifs tels que les incendies, les dégâts des eaux ou encore les explosions. En général, ce sont les locataires (au moins un) qui souscrivent à ce type d’assurance, mais il est possible, en cas d’accord, que le propriétaire s’en charge. 

Comment envoyer le document au locataire ?

L’envoi de la quittance de loyer est assez libre. Le bailleur doit cependant respecter la volonté du locataire et transmettre le document dans un délai raisonnable.

L’ENVOI DU DOCUMENT

Afin de recevoir une quittance de loyer, le locataire envoie une lettre recommandée avec accusé de réception au propriétaire ou à l’agence immobilière en précisant les mois concernés. Aucune modalité n’est imposée par la loi en ce qui concerne l’envoi du document. Le bailleur et le locataire peuvent donc se mettre d’accord sur le choix de la réception. Pour cela, il existe plusieurs options :

• La voie postale ;
• La remise en main propre ;
• L’envoi dématérialisé (par mail).

Pratique, rapide et non coûteuse, la dernière solution est la plus fréquente. Elle existe depuis l’instauration de la loi Alur. Attention : si vous êtes propriétaire bailleur, le locataire doit toutefois vous donner son accord pour recevoir la quittance de façon dématérialisée.

LES DÉLAIS

Il n’y a également pas de règles en ce qui concerne le délai. Il est possible d’envoyer la quittance mensuellement, bimensuellement, trimestriellement ou semestriellement. Il est cependant préférable de transmettre le document dès réception de la demande du locataire et quand celui-ci a bien payé l’intégralité des loyers. Cela fait partie des obligations du bailleur et peut éviter bien des désagréments. En effet, ne pas envoyer la quittance de loyer peut entraîner une action en justice.

Modèle de quittance de loyer

Voici un modèle de quittance de loyer pour vous aider à rédiger le document dans le respect de la loi. Il doit contenir des informations strictement exactes.

Quittance de loyer du mois de …… 20…

Nom, prénom et adresse du bailleur

Nom, prénom et adresse du locataire

Fait à ……, le ……..

Adresse de la location :

…………………………………………………………………………………………

Je soussigné(e) ………., propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de Monsieur/Madame ……… la somme de ……… euros (en toutes lettres), …….. euros (en chiffres), au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du ….. au …… et lui donne quittance, sous réserve de tous mes droits.

Détails du règlement :

Loyer : ….. euros

Provisions pour charges : ….. euros 

Contribution aux économies d’énergie (le cas échéant) : ….. euros

Total : …… euros 

Date du paiement : le …/…/20…  

Signature 

(en bas de page) Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu être établis précédemment en cas de paiement partiel du montant du présent terme. Elle est à conserver pendant trois ans par le locataire (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : art. 7-1).

Modèle de demande de quittance

Vous êtes locataire et vous souhaitez obtenir une quittance de loyer ? Voici un modèle dont vous pouvez vous servir afin de formuler votre demande auprès du bailleur ou de l’agence immobilière qui gère le bien.

Nom, prénom et adresse du locataire

Nom, prénom et adresse du propriétaire

Fait à ……, le ……..

Objet : demande de quittance de loyer

Madame, Monsieur,

Locataire depuis le (date) dans votre logement situé au (adresse du logement), je vous fais part du règlement du loyer du mois de (mois).

Conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, je souhaiterais que vous m’adressiez une quittance de loyer en précisant la somme dûment réglée pour cette période.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Signature